Plataforma SaaS B2B de gestión documental regulatoria para empresas multisede en México: cada sede, cada trámite y cada vencimiento en un solo panel.
PaperworkLab nació de un problema que CEFEM veía en cada cliente multisede: nadie sabía con certeza qué trámite vencía, en qué sede y cuánto costaba dejarlo caer. La plataforma centraliza el cumplimiento regulatorio de todas las sedes en un panel único, con un código QR por sede que permite verificar su estatus en segundos. Sustituye carpetas, hojas de cálculo y recordatorios sueltos por un sistema que avisa antes de que el vencimiento se convierta en multa.
El problema que resuelve
Una empresa con doce sucursales tiene, sin exagerar, cientos de trámites vivos: licencias de funcionamiento, protección civil, uso de suelo, anuncios, verificaciones. Cada uno con su autoridad, su vigencia y su fecha límite. En la práctica esa información vive repartida entre carpetas físicas, hojas de cálculo desactualizadas y la memoria del encargado de cada sede. Nadie tiene la foto completa, y el problema no aparece hasta que llega la multa o la clausura —cuando ya cuesta diez veces más que haber renovado a tiempo.
Para quién es
Empresas con múltiples sedes que deben mantener trámites y licencias vigentes ante distintas autoridades.
Qué incluye
PaperworkLab Control
El SaaS de cumplimiento: cada sede, cada trámite y cada vencimiento en un panel, con QR único por sede para verificar su estatus en el momento.
PaperworkLab Pay
Bolsa revolvente de CEFEM: pagamos los derechos directamente a la autoridad y facturamos al cliente de forma mensual, sin frenar el trámite por trámites de caja.
PaperworkLab Shield
EPC (Elementos de Protección Civil): señalética, extintores y botiquines entregados e inspeccionados sede por sede.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Levantamiento por sede
Documentamos qué trámites aplican a cada sede, ante qué autoridad, con qué vigencia y en qué estatus está hoy. El resultado es la primera foto completa que la mayoría de los clientes ha tenido nunca.
- 2
Carga en la plataforma
Cada sede queda dada de alta con sus trámites, sus documentos y sus fechas. Se genera un QR único por sede que permite verificar su estatus en segundos, desde el teléfono y sin buscar en ninguna carpeta.
- 3
Alertas antes del vencimiento
La plataforma avisa por correo y WhatsApp con anticipación suficiente para actuar, no para lamentarse. El aviso llega a quien tiene que actuar, no a un buzón genérico.
- 4
Gestión y pago
Con PaperworkLab Pay, CEFEM paga los derechos directamente a la autoridad desde una bolsa revolvente y factura al cliente de forma mensual. El trámite no se frena esperando a que tesorería libere un cheque.
Cómo está construida
- Next.js 15 · React 19
- PostgreSQL · Prisma
- Multi-tenant con Row-Level Security
- Auth con MFA (TOTP)
- Notificaciones por WhatsApp y correo
Preguntas frecuentes sobre PaperworkLab
¿Para cuántas sedes sirve PaperworkLab?
Está construida para empresas multisede, que es donde el problema se vuelve inmanejable con hojas de cálculo. Funciona desde tres o cuatro sedes, pero el valor crece de forma acelerada a partir de diez, cuando ninguna persona puede ya sostener el control en su cabeza.
¿Qué es exactamente la bolsa revolvente de PaperworkLab Pay?
Es un fondo desde el que CEFEM paga los derechos directamente a la autoridad cuando el trámite lo requiere, y luego factura al cliente de forma mensual consolidada. Resuelve un cuello de botella muy concreto: trámites que se vencen porque el pago interno no salió a tiempo.
¿Para qué sirve el QR de cada sede?
Permite verificar el estatus de cumplimiento de esa sede en segundos, escaneándolo con cualquier teléfono. Es especialmente útil durante una visita de inspección o una auditoría interna: la documentación está a un escaneo de distancia, no en una carpeta que alguien tiene que ir a buscar.
¿Mis datos están separados de los de otras empresas?
Sí. La plataforma es multi-tenant con Row-Level Security a nivel de base de datos: el aislamiento no depende de que el código pregunte bien, sino de una restricción del motor de datos. Además el acceso lleva autenticación con segundo factor (TOTP).